一般財団法人環境イノベーション情報機構
計量証明書の控え、割印は必要ですか？
登録日： 2008年02月29日 最終回答日：2008年03月03日 大気環境 大気汚染
No.27103 2008-02-29 02:29:37 ZWlaf15 ニミ
環境計量証明事業所に10余年勤めているものです。
当社では計量証明書の社内控えを作成し、控えと原本を合わせて割印しています。
計量証明書の社内控え、割印は必要か教えて下さい。
計量証明書を手書きしていた頃は控えが必要だったと思うのですが、PCで作成している現在では、なくても困らないと思うのです。
また、割印をしなければならない根拠も、私の調べた範囲では分かりませんでした。
控えの保管場所、割印をするための作業量も結構な負担となりますので、可能であればやめたいと考えています。
ご教授のほど、よろしくお願いします。
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No.27112 【A-1】
Re:計量証明書の控え、割印は必要ですか？
2008-03-01 15:12:47 たそがれ （ZWla61d
控えの件ですが、5年間保存というのが電子データでよいのか、というのは難しいところだと思います。
私どもでは原本と同じく計量士の印を押したものを保存しています。印が押してある上に報告書番号が原本と同じですので正式な控え、という考え方になると思います。
回答に対するお礼･補足
ありがとうございます。
私も印象としては業界の半数か、それ以上が割印を押していないのではないかとは感じていました。
やはり、他の方の意見をみても、控えにたいする考え方は、いろいろあるものだなと感じています。
返事が遅くなってしまい申し訳ありませんでした。
No.27114 【A-2】
Re:計量証明書の控え、割印は必要ですか？
2008-03-01 16:36:01 火鼠 （ZWl8329
計量法では、控えと、原本に割印をしなさいとは、定めていないはずです。ですから、それは、機関の社内規定になると思います。ですから、割印のない副本はたくさんの機関がだしてると思います。
保存データがＰＣ内のＨＤだけにあるは、法律違反だとおもいます。
計量法の初期では、報告書は、印刷物で保管しなさいでした。そののち、書き換えができない電子媒体でもよいに変わったはずです。ＨＤなどに保存しただけでは、書き換えが可能なので、保存したことにならないと思います。ＣＤとか、ＤＶＤに保存されたらよろしいのではないでしょうか？
印章についても、ご意見があったように思いますが。印章法は、法律が少し変わっているのではないでしょうか？この辺は憶測ですので、確認してください。今の公的書類は、みなパソコンからのデータです。しかし、公的書類は、用紙が違いますので、原本をコピーするとコピーと文字が現れます。そのことから、電子印章を作って、報告書を作成しても、用紙をそのような（コピーすると原本と区別できるもの）にすると、偽装はできにくくなりますので、計量法の趣旨に合うのではないでしょうか？ただし、そのような特殊用紙を使っても価格が合うかはわかりませんが？
回答に対するお礼･補足
ありがとうございます。
返事が遅くなってしまい申し訳ありませんでした。
ご回答のなかで「割印のない副本」という表現を使われていますが原本1部そのほかが副本という意味で使っているのでしょうか。その場合、原本には割印が必要ということなのでしょうか。
「計量法の初期では、報告書は、印刷物で保管しなさいでした」とのことですが、これは、明文化された規定だったのでしょうか。
色々お伺いしてもうしわけありませんが、ご回答いただければ幸いです。
No.27116 【A-3】
Re:計量証明書の控え、割印は必要ですか？
2008-03-01 23:17:53 環境担当者 （ZWl471b
印章法ってなんですか？
No.27125 【A-4】
Re:計量証明書の控え、割印は必要ですか？
2008-03-03 08:22:03 たる吉 （ZWl47e
>保存データがＰＣ内のＨＤだけにあるは、法律違反だとおもいます。
>計量法の初期では、報告書は、印刷物で保管しなさいでした。そののち、書き換えができない電子媒体でもよいに変わったはずです。ＨＤなどに保存しただけでは、書き換えが可能なので、保存したことにならないと思います。ＣＤとか、ＤＶＤに保存されたらよろしいのではないでしょうか？
ここ本当ですか？
勿論、ＣＤ、ＤＶＤにしてもＲＷではなくＲってことでしょうけど。
「pdf等のデータ的に書き換えできない状態」では法律違反なのでしょうか？
No.27127 【A-5】
Re:計量証明書の控え、割印は必要ですか？
2008-03-03 09:20:05 珠 （ZWla258
【割印について】
・以前は割印を押していました
・今現在は業務の効率化に伴い廃止
・昨年計量検定所の立入り時に、その点に関しては注意なし
・しかし証明書を複数部発行している点に関して討議あり
・立入り監査員は証明書は基本1部発行との認識
・客先要望で1部発行なんて無理との説明を行う
・だったら、その証明書は何部発行した何部目という偽造防止の対策を行う指示あり
・控えの証明書も発行枚数にカウントされるとの説明
（これはコチラが控えにも計量士印を朱印で押印していた為）
・全てコピーして保管等の案も出たが、保管スペース等考慮し廃案
・割印の復活も案として出たが、作業性を考慮し廃案
・結局、証明書記載事項に「発行部数○部中の○」という記載事項追加
（コピーで残すのは発行最終項のみ「例：発行部数4部中の4」
ちなみに追加発行の場合、「発行部数」⇒「追加発行」に変更）
【分析データ、及び書類等の電子データ管理について】
・事業規定細則に電子データ保管に関しての事項が無いため指摘される
・バックアップ体制を明確にしデータの紛失がないようにとの説明
・フリーのバックアップソフトをDL、PCをLANで接続し一定の時間ごとバックアップを行う
（ライセンスの問題が発生するデータは除く）
・証明書はコピー保管していた為かCD-R保管等の指導なし
まぁこんな所でした。
所属している計量検定所、及び立入り監査員によって
認識は違ってきますので一概には言えませんが
ご参考マデ
回答に対するお礼･補足
ありがとうございます。
控えはコピーしたものということですね。いぜんMLAPの審査の際に「計量士の印を押したものは控ではない。コピーを控えにしなさい」と言われたのをおもいだしました。
控えも発行部数に含まれ、また、発行部数も管理しないといけないのですね。割印を押していると割印の個数が発行部数になるので、特段意識したことはありませんでした。
具体的な内容で、大変参考になりました。
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