一般財団法人環境イノベーション情報機構
特管産廃の事前通知の｢文書｣と、契約書の｢書面｣の違い
登録日： 2007年07月16日 最終回答日：2007年07月21日 ごみ･リサイクル 産業廃棄物
No.23699 2007-07-16 01:23:48 未熟な担当者
いつも勉強させていただいております。下記のとおり質問させていただきます。
（質問事項）
特別管理産業廃棄物を委託する際に事前に行う通知の｢文書｣と、処理委託契約を書面で契約するという場合の｢書面｣という用語には、違いがあるのでしょうか。あれば教えていただけないでしょうか。
（質問の背景）
先日あるセミナーを受け、特別管理産業廃棄物を委託する際に、事前に文書で通知しなければならないということを初めて知り、当社で対応していないことが判明しました。
しかし、たいていは情報を提供しており、分析結果や取扱上の注意などはメールで伝えていました。また、マニフェストには数量・荷姿が記載されていますし、｢有害物質｣欄には｢Cd含有｣等と記載しています。これらは｢文書｣と言えるのでしょうか？
施工令6条の2ー3号を読むと、契約書は｢書面｣で作成となっており｢文書｣ではないようです。もしかしたら、事前通知の｢文書｣は、契約書のようなキッチリした文書である必要はなく、メールのやり取りでもOKでは？と考えたため、質問させていただきました。
なお、今後は事前通知の手順をISOの運用マニュアルに追加する予定です。
長くなりましたが、ご教示の程お願い申し上げます。
総件数 4 件 page 1/1
No.23702 【A-1】
Re:特管産廃の事前通知の｢文書｣と、契約書の｢書面｣の違い
2007-07-16 10:37:36 参考 （
質問文から類推すると、必要な情報のやりとりはされていたように思えます。
有害性の情報提供については、特別管理産業廃棄物の処理委託契約書締結時前までに行われているものと思います。
「廃棄物情報の提供に関するガイドライン」
http://www.env.go.jp/recycle/misc/wds/
こちらを確認されることをお勧めします。
回答に対するお礼･補足
ご助言ありがとうございました。
社内を調べたところ、だいたいは情報のやりとりを行っていましたが、メール添付がほとんどで、5年前のものは残っていませんでした。とりあえず、今ある分だけでもプリントアウトして保管しておこうと思います。ご教示ありがとうございました。
No.23714 【A-2】
Re:特管産廃の事前通知の｢文書｣と、契約書の｢書面｣の違い
2007-07-17 09:57:58 一寸経験者 （
> 特別管理産業廃棄物を委託する際に事前に行う通知の｢文書｣と、処理委託契約を書面で契約するという場合の｢書面｣という用語には、違いがあるのでしょうか。あれば教えていただけないでしょうか。
>
私の考えですが、「文書」も「書面」も元々は、書き記したものというような意味で同じものだと思います。ＩＳＯでは、「手順を文書化する」というように文書という表現をとっています。一方契約の場合は、口頭での約束でも契約が成立しますが、書いたものを残す場合は「書面」という表現を使っているようです。どちらが重いということもないと思います。
回答に対するお礼･補足
ご助言、ありがとうございます。
おっしゃる通り、文書と書面の表現の重さを比較するのは本質ではないと思うのですが、メールが文書に含まれるかどうかが法令違反の境界なので、心配になっているところです。
ISO的にも、今後は記録の一つとして文書管理を徹底します。ありがとうございました。
No.23734 【A-3】
Re:特管産廃の事前通知の｢文書｣と、契約書の｢書面｣の違い
2007-07-17 23:30:26 東京都 ／ こん （
ＰＲＴＲ法（化学物質管理促進法）の安全データシートについては、「文書」をフロッピーディスクやファックスと区別しており、紙面に書いたものを指しているように思われます。一方ＩＳＯ９００１（１４００１）では文書に電子データも含むと明記してあります。
「書面」の方は国語的には書いた紙を指すと考えた方がよさそうです。ただ遺言書ほど確たるものでもなさそうです。
その上で廃棄物処理法（施行令）を見ると、意図して区別して使われているようです。とすれば「文書」は書いた紙でなくてもよいということになりますが、通知すべき事項が定められていますので、それなりの形式に従うのが良いと思います。
また、「契約」は「口頭」でも成立しますが、「文書」は口頭ではまずいように思います。
回答に対するお礼･補足
ご助言、ありがとうございます。
EICネットは、よく拝見させていただいているのですが、｢え？これとこれの意味が違うのか！｣というような細かい言葉の違いが議論になって驚かされています。今回の件できちんと法律を読んでみたら、違う単語（文書と書面）が出てきたのでもしやと思ったところです。やはり、
>意図して区別して使われている
ようなのですね。法律は難しいです。
ご教示、ありがとうございました。
No.23799 【A-4】
Re:特管産廃の事前通知の｢文書｣と、契約書の｢書面｣の違い
2007-07-21 11:35:40 参考 （
書面と文書・・・両方の意味ですか。あまり深くは考えていませんが、廃棄物処理法では
「書面」双方で内容を確認するために発行されるもの（契約書）
「文書」発行者の意思を相手方に伝えるもの（通知文）
というように考えればいいのかと思います。
（以下こだわらずに文書と記載します。）
>5年前のものは残っていませんでした。
文書保存期間を明確にしておきましょう。契約書等重要なものは10年、支払いに関するものは5年など、文書の種類と保存年限を定めましょう。会社法、民法、税法等からみますのでご注意を。
>プリントアウトして保管しておこうと思います。
電子的記録による文書発行および保存も法律で認められているものがあります。必ずしも紙にする必要はありません。メールなどの電子ファイルの保存方法を検討しましょう。CD-R、MOなどによる保存も可能です。
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」という法律があります。
廃棄物処理法関係は「環境省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則」により電子文書発行、保管が認められています。
いちど確認してみてください。電子マニフェストの例もあります。
なお、PRTR法の安全データシートは個別法により電子文書が認められています。
回答に対するお礼･補足
参考様
ご回答ありがとうございました。お礼が遅くなりすみませんでした。
>文書保存期間を明確にしておきましょう。契約書等重要なものは10年、支払いに関するものは5年など、文書の種類と保存年限を定めましょう。会社法、民法、税法等からみますのでご注意を。
…ご助言ありがとうございます。
見れば見るほど、いろいろと問題が尽きないようです。
一つ一つクリアして、問題のない状態にしていきたいと思います。
今後も質問させていただくことがあるかもしれませんが、よろしくお願いします。
総件数 4 件 page 1/1