計量証明書の保存について

No.27402 2008-03-26 11:45:13 ZWlb02c 素人

　私は環境計量証明事業に携わっているもので、現在計量証明事業規定を見直しています。
　その際、事業規定の＜計量の記録及び保存期間＞で
計量の結果はすべてを記録しておくものとし、その保存期間は１年とする。
　と記載してあるのですが、次の＜計量証明書の保存＞で
　計量証明書の発行に当たっては、写しをとるものとし、その保存期間は５年とする。
　また、結果を追跡できるようにしておく。

　と記載している為、結局法律では計量の記録は１年で良い所を全て５年間保存しています。

　これは必要のないことでしょうか？

　また、弊社では分析した結果を試料毎につくるデータ記載書に手書きで記載して、それから計算し、報告書を作るのですが、これも無駄が多い気がしてなりません。
　折角パソコンが発達しているのですから、分析結果をパソコンに入力し、計算させ、報告書を作るという流れではいけないのでしょうか？
　
　素人の質問で申し訳ないですが、是非ご教授願います。
　また、皆さんのところで行っている効率の良くて、遵法遵守な方法も是非教えてください。
　
　お願いいたします。

No.27450 【A-3】

Re:計量証明書の保存について

2008-03-29 20:20:10 火鼠（ZWl8329

計量法便覧を参照してみてください。今の便覧は、離れてから長いので、見ておりません。昔登録するときに。法的な基準が５年なのに、７年の保存をしてました。これは、初期の設定の時便覧内にあった事業規定の、モデル様式が７年だったためでした。法律は、５年なんだから、事業規定を、５年に変えようとして、再登録（昔は、１０年ごとに再登録）のとき、検定所とやりあった覚えがあります。野帳等の中間記録と、計量証明書は、保管期間が、法律で決まってます。さらに、それらの保存期間も事業規定で定めろになっていると思います。事業規定では、法律と、同じか、更に長い期間の管理しか認められませんので。いろいろ問題があるにではないでしょうか。
私は、中間データー（エクセル）は、１月ごとにCD（書き換え不能）にバックアップさせてました。それらを年度ごとに、ひとまとめにさせました。（廃棄次期の関係）
ひとつ、注意点は、分析にかかわるものは、走り書でも、野帳（記録になると思います）いかに、野帳扱いになるものを減らすかが、ポイントではないでしょうか？17025なんかだと、とんでもないことに、なるのでは。ないでしょうか？

回答に対するお礼･補足

　御回答ありがとうございます。

　火鼠さんのところでは、中間データーをＣＤ－Ｒに保存していたのですか！私の所でも先日電磁的な方法について話し合い、どうやったら無理なく、無駄なく保存できるかを検討しました。
　1月ごと、毎回毎回、1年に1度等検討しましたが、最終的な結論は、まだ社内のパソコンで一括にまとめれないので紙で毎回出す。という事になりまた。
　でも今回の事は、変えようとする大きな一歩になったと思います。

　走り書きの件ですが、確かにそうですね。いかに走り書きをしなくても良い、データー表をつくるかも考えていきたいと思います。
　ISO/IEC17025は上水規定書の時、参考にさせていただきました。詳しくは勉強不足で知りませんが、分析の実務的なことだけでなく、経営のマネジメントまであって大変ですね。

No.27410 【A-2】

Re:計量証明書の保存

2008-03-27 10:21:02 ぷろん （ZWl9a3c

東京都は、事業規程(案)　第11、12条で、
・計量の記録の結果はすべてを記録しておくものとし、その保存期間は2年以上。
・証明書の保存期間は7年以上。
としています。
http://www.shouhiseikatu.metro.tokyo.jp/keiryo/yoshiki/kankyo/kankyo_tebiki.pdf

期間は各県ごとに異なりますが、東京都では、チャートやノートを除く証明書のみは5年間でよいと読めますが、..。

電磁的方法による保存が、http://aomori.cool.ne.jp/aokeikyo/sekoukisoku8.html
にありますが、そのような文章を参考に、御社計量証明協会など所属団体や事業規程提出先である計量検定所？に相談されてはいかがですか

かつての環境計量管理者より

回答に対するお礼･補足

御回答ありがとうございました。

電磁的な保存方法も今後視野にいれ、変えていきたいと思います。

ぷろんさんはかつて環境計量管理者との事ですが、その時はどのようにされていましたか？

体験談など是非お聞かせください。
よろしくお願いいたします。

No.27405 【A-1】

Re:計量証明書の保存について

2008-03-27 08:55:00 takos （ZWl8c11

御社の「事業規定」で1年だったり5年だったりしてるということなのですから「法律では計量の記録は１年で良い」という根拠が明確ならばその事業規定を変えられたら良い話だと思います。

また、報告書のアウトプットを手書きで行うか、PCを使うかについても御社で判断する内容ではないでしょうか？？法律に手書きで書けという条文があるとは思えませんが..

※いずれも文面から判断しただけで、計量法の条項までは確認していません。(^^

回答に対するお礼･補足

御回答ありがとうございました。

計量の記録というのがどこからどこまでなのかよく理解できず、今まで従来の流れで来ましたが、これを機にしっかりと見直していきたいと思います。